Baza podataka je organizirana zbirka podataka. Termin je nastao unutar računarske industrije, a njegovo se značenje proširilo popularnom upotrebom toliko da Evropska direktiva za baze podataka (koja za baze podataka donosi prava za intelektualno vlasništvo) uključuje i neelektronske baze podataka unutar svoje definicije.

Jedna od mogućih definicija baze podataka glasi da je to zbirka zapisa pohranjenih u računar na sistemski način, takav da joj se računarski program može obratiti prilikom odgovaranja na problem. Svaki se zapis za bolji povratak i razvrstavanje obično prepoznaje kao skup elemenata (činjenica) podataka. Predmeti vraćeni u odgovoru na upitnike postaju informacije koje se mogu koristiti za stvaranje odluka koje bi inače mogle biti mnogo teže ili nemoguće za stvaranje. Računalni program korišten za upravljanje i ispitivanje baze podataka nazvan je sistem upravljanja bazom podataka (SUBP). Svojstva i dizajn sistema baze podataka uključeni su u proučavanje informatičke nauke.

Središnji koncept baze podataka je jednak onome od zbirke zapisa ili delova znanja. Za danu bazu podataka tipično postoji strukturni opis vrste činjenica sadržanih u toj bazi podataka: taj opis naziva se šema. Šema opisuje predmete koji su prikazani u bazi podataka, te odnose među njima. Postoje brojni različiti načini organiziranja šeme, to jest od modeliranja strukture baze podataka: oni se zovu modeli baza podataka (ili modeli podataka). Model u najraširenijoj upotrebi danas je odnosni model, koji laički rečeno prikazuje sve informacije u obliku mnogostrukih odnosnih tablica od kojih se svaka sastoji od redova i stupaca (prava definicija koristi matematičku terminologiju). Ovaj model prikazuje odnose upotrebom vrednosti koje su zajedničke za više od jedne tablice. Ostali modeli poput hijerarhijskog modela i mrežnog modela koriste prikaze i odnose koji su mnogo eksplicitniji.

Sistemi upravljanja bazom podataka obično se kategoriziraju prema modelu podataka koji podržavaju: odnosni, orijentirani prema objektu, mrežni i tako dalje. Veliki deo internog inženjerstva SUBP-a, ipak je nezavisan od modela podataka, pa je zaokupljen upravljanjem faktorima poput performansi, podudarnosti, integriteta i obnove nakon hardverskih propusta. U ovim područjima postoje velike razlike među proizvodima.

Baza podataka je alatka za prikupljanje i organizovanje informacija. U njoj možete da skladištite informacije o ljudima, proizvodima, porudžbinama, kao i o bilo čemu drugom. Veliki broj baza podataka počinje da se kreira u vidu liste u programu za obradu teksta ili unakrsnoj tabeli. Kako lista raste, pojavljuju se suvišni i nedosledni podaci. Razumevanje podataka u formi liste postaje otežano, a osim toga postoji ograničen broj načina pretraživanja ili izvlačenje podskupova podataka u cilju redigovanja. Kada ovi problemi počnu da se pojavljuju, bilo bi dobro prebaciti podatke u bazu podataka koja se kreira pomoću sistema za upravljanje bazama podataka (DBMS), kao što je program Office Access 2007.

Korisnici pristupaju bazi podataka prvenstveno preko upitnika. Korišćenjem ključnih reči i svrstavanjem komandi korisnici mogu brzo da pronađu, preurede, grupišu i odaberu oblast u mnogim zapisima koje treba vratiti ili pomoću kojih treba sastaviti izveštaje o naročitoj skupini podataka u skladu s pravilima dotičnog sistema vođenja baze podataka.

Baza podataka na računaru je kontejner objekata. Jedna baza podataka može da sadrži više tabela. Na primer, sistem za praćenje zaliha koji koristi tri tabele ne predstavlja tri baze podataka, već jednu koja sadrži tri tabele. Access baza podataka čuva tabele u jednoj datoteci zajedno sa objektima, kao što su obrasci, izveštaji, makroi i moduli, osim ako nije posebno dizajnirana tako da koristi podatke ili kôd iz drugog izvora. Baze podataka koje su kreirane u formatu programa Access 2007 imaju oznaku tipa datoteke .accdb, a baze podataka kreirane u ranijim formatima programa Access imaju oznaku tipa datoteke .mdb.