Informacioni sistemi i informacione tehnologije su vitalne komponente uspešnog poslovanja organizacija. One pospešuju (omoguduju) unapređenje poslovanja organizacija povedanjem efikasnosti i efektivnosti poslovnih procesa i procesa donošenja upravljačkih odluka, kao i realizacijom uspešnije kolaboracije (saradnje) radnih grupa u organizaciji. Na taj način, jačaju njihovu konkurentsku poziciju na učestalo promenljivom tržištu u dinamičnom globalnom okruženju.
Informatičku eru karakteriše nov i bitno različit pristup upravljanju organizacijom i njenim poslovnim procesima. Potpuno je izmenjen značaj i vrednost materijalne i intelektualne svojine organizacije. U informatičkoj eri akcenat je na intelektualnoj svojini i posebno informacijama i znanju. Funkcionisanje organizacije i upravljanje organizacijom i njenim procesima je postalo nezamislivo bez odgovarajudih podataka, informacija i znanja. Tako oni postaju jednako značajan resurs organizacije kakvi su sirovine, energija, radna snaga, finansije i dr.
Podaci se registruju, pripremaju, unose, organizuju, čuvaju u bazama podataka informacionog sistema. Informacioni sistem organizacije iste obrađuje i obezbeđuje informacije i znanje za realizaciju poslovnih operacija i rešavanje poslovnih problema organizacije. Primarni cilj informacionih sistema je da podatke na ekonomičan način obrade i transformišu u informaciju ili znanje. Podaci, informacije i znanje su potencijalni ulazi, ali istovremeno mogu biti i izlazi informacionog sistema. Radi njihove distinkcije i razumevanja, neophodno ih je bliže odrediti.
Podaci, elementarno opisuju stvari, događaje, aktivnosti i transakcije koji su zabeleženi, klasifikovani i uskladišteni, ali nisu organizovani da prenesu neko konkretno značenje. Oni mogu biti različitih oblika: brojevi, slova, crteži, zvuk, slike, i dr. i skladište se u bazu podataka, organizuju na način da se lako pronalaze. Informacije, su organizovani podaci na način da imaju značenje i vrednost za primaoca. Najčešde se podaci obrađuju aplikativnim programima, kako bi se proizvela njihova veda korisnost od one koja se postiže u slučaju direktnog i jednostavnog pozivanja iz baze podataka.
Znanje, čine podaci ili informacije koji se organizuju i obrađuju da prenesu razumevanje, iskustvo, akumulirano učenje i stručnost u primeni na određeni aktuelni poslovni problem ili aktivnost. Podaci se posebno obrađuju na način da reflektuju iskustvo i ekspertizu, pruže primaocu organizaciono znanje visoke potencijalne vrednosti.
Nakon kratkog upoznavanja pojmova podaci, informacije i znanje, neophodno se u ovom uvodnom razmatranju fokusirati na načine na koje organizacije organizuju i koriste informacije. Da bi iste upoznali, potrebno je definisati pojam arhitekture informacionih tehnologija u organizaciji, kao i pojam infrastrukture informacionih tehnologija.
Arhitektura informacionih tehnologija je globalni plan informacionih sredstava u organizaciji. Ona predstavlja istovremeno uputstvo za funkcionisanje i plan (nacrt) bududih pravaca razvoja informacionih tehnologija. Arhitektura informacionih tehnologija integriše kompletne poslovne zahteve organizacije za informacijama, infrastrukturu informacionih tehnologija i sve aplikacije. Na taj način prikazuje kako se svi aspekti informacionih tehnologija u organizaciji mogu zajedno uklopiti (povezati). Veoma često se analogno posmatra sa arhitekturom kude.
Infrastrukturu informacionih tehnologija u organizaciji čine: IT komponente, IT usluge i IT osoblje koje podržava celu organizaciju. IT komponente čine: hardver, softver i komunikacione tehnologije koje predstavljaju osnovu za sve tipove informacionih sistema u organizaciji. One se često nazivaju i platformom IT u organizaciji. Navedene IT komponente koristi IT osoblje da bi proizvelo IT usluge koje uključuju upravljanje podacima, razvoj sistema i aspekte (brigu o) zaštite i upravljanja rizicima.
Postoje tri osnovna razloga za primenu informacionih tehnologija u poslovanju, koji su u neposrednoj (direktnoj) vezi sa tri vitalne uloge informacionog sistema, koje on može imati za organizaciju. To su: podrška poslovnih procesa i aktivnosti (operativnih aktivnosti, operations) organizacije, podrška donošenju odluka od strane zaposlenih i menadžera (rukovodilaca) i podrška organizacionih strategija za konkurentske prednosti.