Čovek je biće koje teži zadovoljenju različitih potreba. One su postavljene hijerarhijski, od fizioloških do potreba za samoostvarenjem. Potreba koja se svesno doživi naziva se motiv.
Motiva ima ograničen broj, ali su zato načini zadovoljenja motiva veoma različiti, zato što postoje velike individualne razlike među ljudima. Postoje različita shvatanja o motivaciji. Jedno čoveka svodi samo na ekonomsko biće. Drugo čoveka sagledava samo kao socijalno biće.
Primenjena u radu, ova dva shvatanja se pokazuju neproduktivnim. Produktivno shvatanje uvažava raznolike čovekove potrebe, koje uključuju i ekonomske i socijalne potrebe. Ovo shvatanje čoveka kao kompleksnog bića, primenjeno na radu, omogućava veću produktivnost. Funkcionalna autonomija motiva objašnjava da jedan cilj vremenom može postati sam sebi svrha, tj. od instrumenta za zadovoljenje potrebe sam postaje potreba.
Ukoliko poznajemo motivacioni model pojedinca, odnosno znamo koje su njegove najvažnije potrebe, možemo postaviti takve optimalne ciljeve koji će kao rezultat imati veću produktivnost. Optimalan cilj je konkretan, sa jasnim vremenskim rokom i jasnom odgovornošću.
Kako motivisati zaposlene jedan je od najtežih zadataka u upravljanju organizacijom. Potrebno je odrediti načine merenja rezultata rada zaposlenih i njihovog doprinosa i osmisliti najbolji način nagrađivanja. Sistem motivacije mora da bude takav da dugoročno zadrži visokokvalitetnu radnu snagu i podstakne zaposlene da se maksimalno angažuju.
